Después del parón de agosto llega el momento de recuperar la actividad habitual. Las oficinas vuelven a llenarse, las industrias recuperan sus ritmos de producción, hoteles y centros deportivos retoman su actividad y los equipos de mantenimiento vuelven a poner en servicio instalaciones que han permanecido parcialmente inactivas.
Para los responsables de mantenimiento, calidad y prevención, septiembre es también un buen momento para comprobar que las instalaciones susceptibles de convertirse en foco de proliferación y dispersión de Legionella vuelven a funcionar de acuerdo con lo establecido en su Plan de Prevención y Control de Legionella (PPCL) o, cuando corresponda, en su Plan Sanitario frente a Legionella (PSL).
Y no se trata únicamente de cumplir con la normativa sanitaria.
En una organización que dispone de un sistema de gestión de calidad, mantener los procedimientos actualizados, ejecutar los controles establecidos y conservar correctamente los registros forma parte también de una adecuada gestión y trazabilidad.
Un registro incompleto, una actuación que no pueda acreditarse o un procedimiento que ya no refleje la realidad de la instalación pueden terminar convirtiéndose en una no conformidad durante una auditoría.
Índice
¿Qué ocurre con las instalaciones durante el cierre de agosto?
Los periodos de menor actividad pueden modificar las condiciones habituales de funcionamiento de determinadas instalaciones.
Una reducción del consumo de agua, puntos terminales con poco uso, cambios en las temperaturas, equipos fuera de servicio o modificaciones temporales en el funcionamiento pueden alterar las condiciones habituales de la instalación.
Por este motivo, la vuelta a la actividad es un buen momento para comprobar qué ha ocurrido durante el periodo de inactividad y verificar que la instalación vuelve a sus condiciones normales de funcionamiento.
Esto resulta especialmente relevante en instalaciones de agua caliente sanitaria, duchas, vestuarios, acumuladores, depósitos, sistemas de climatización y otras instalaciones susceptibles de producir aerosoles, siempre teniendo en cuenta las características y el riesgo específico de cada instalación.
Además, el Real Decreto 487/2022, por el que se establecen los requisitos sanitarios para la prevención y el control de la legionelosis, contempla dentro de la documentación y registros del PPCL las fechas de las paradas y puestas en marcha técnicas de la instalación, incluyendo el motivo.
Por tanto, una parada estival no debería quedar simplemente en “la instalación estuvo cerrada en agosto”. Debe formar parte de la trazabilidad de la instalación cuando resulte aplicable.
¿Qué debería revisar una empresa al volver de vacaciones?
No todas las instalaciones requieren las mismas actuaciones. El PPCL debe estar adaptado a las características específicas de cada instalación y establecer las actuaciones de mantenimiento, tratamiento, muestreo y análisis, así como la documentación y los registros correspondientes.
Aun así, hay varios aspectos que merece la pena revisar.
1. Comprobar qué instalaciones han permanecido paradas
El primer paso es identificar qué instalaciones o equipos han estado fuera de servicio y durante cuánto tiempo.
Conviene comprobar, entre otros aspectos:
- Qué instalaciones han permanecido paradas.
- Durante cuánto tiempo.
- Qué equipos o circuitos han estado fuera de servicio.
- Si se han producido modificaciones durante el periodo de inactividad.
- Si se han registrado incidencias o averías.
- Qué actuaciones estaban previstas durante la parada.
- Qué actuaciones deben realizarse antes de recuperar el funcionamiento habitual.
La información debe quedar correctamente registrada de acuerdo con lo establecido en el PPCL o PSL.
2. Revisar el PPCL o PSL
El regreso a la actividad también puede ser un buen momento para comprobar que el PPCL o PSL sigue actualizado y refleja realmente las características de la instalación.
Durante el verano pueden haberse producido:
- reformas;
- modificaciones hidráulicas;
- sustitución de equipos;
- cambios en los puntos terminales;
- cambios de uso de determinadas zonas;
- modificaciones en los responsables de mantenimiento;
- o cualquier otra actuación que pueda afectar a la instalación.
Si se han producido cambios relevantes, debe valorarse si es necesario actualizar el plan o modificar alguno de los procedimientos establecidos.
El PPCL no debería considerarse un documento estático. Debe mantenerse adaptado a la realidad de la instalación y revisarse cuando las circunstancias así lo requieran.
3. Comprobar los controles y registros
En prevención de Legionella, hacer una actuación y poder demostrar documentalmente que se ha hecho son dos cuestiones inseparables.
Los registros deben permitir conocer qué se ha realizado, cuándo se ha realizado, quién lo ha realizado y, cuando corresponda, cuáles han sido los resultados obtenidos y las medidas adoptadas ante posibles desviaciones.
Esto es especialmente importante cuando la empresa dispone además de un sistema de gestión de calidad.
Durante una auditoría, no basta con afirmar que un control se realiza habitualmente.
Debe existir evidencia objetiva de que se realiza.
4. Revisar las incidencias producidas durante el verano
Una avería, una fuga, un equipo fuera de servicio, una modificación de la instalación o cualquier otra incidencia producida durante el periodo de vacaciones debería quedar identificada y valorada.
No todas las incidencias requieren las mismas actuaciones.
La respuesta dependerá de las características de la instalación, de la incidencia producida, de lo establecido en el PPCL o PSL y de la correspondiente valoración técnica.
Lo importante es que la incidencia no quede fuera del sistema de gestión.
5. Verificar la puesta en marcha
Antes de que trabajadores, clientes o usuarios vuelvan a utilizar las instalaciones con normalidad, conviene comprobar que se han realizado las actuaciones previstas para la puesta en servicio.
Dependiendo de las características de la instalación y de las circunstancias de la parada, podrán ser necesarias determinadas actuaciones de mantenimiento, limpieza y desinfección, controles o verificaciones.
No existe una única actuación válida para todas las instalaciones.
La actuación debe estar determinada por las características y condiciones de cada instalación y por su correspondiente gestión del riesgo.
¿Puede afectar la gestión de Legionella a una certificación ISO?
Aquí es importante diferenciar conceptos. El incumplimiento del Real Decreto 487/2022 no supone automáticamente la pérdida de una certificación ISO.
Sin embargo, durante una auditoría de un sistema de gestión pueden detectarse deficiencias relacionadas con la identificación de requisitos legales aplicables, responsabilidades, control de procesos, seguimiento, documentación, registros o cumplimiento de los procedimientos establecidos por la propia organización.
En función de su naturaleza, alcance y gravedad, estas deficiencias pueden dar lugar a no conformidades que deberán ser tratadas y corregidas.
Para una empresa certificada conforme a ISO 9001, por tanto, no debería ser suficiente con disponer de un procedimiento de prevención de Legionella.
Es necesario poder demostrar que dicho sistema está implantado, actualizado, controlado y respaldado por registros.
En definitiva: La calidad no consiste únicamente en tener los procedimientos escritos. Consiste en demostrar que se aplican y que existe trazabilidad de lo realizado.
La prevención de Legionella también es gestión
En sectores como la industria, hostelería, centros deportivos, residencias, instalaciones sanitarias y determinados edificios de uso colectivo, la prevención y control de Legionella requiere una gestión continuada.
No debería ser una tarea que únicamente se revisa cuando llega una inspección, una auditoría o una incidencia.
El Real Decreto 487/2022, modificado posteriormente por el Real Decreto 614/2024, establece el marco de requisitos sanitarios para la prevención y control de la legionelosis y contempla el PPCL como una herramienta fundamental para gestionar el riesgo de las instalaciones.
Por eso, la vuelta de vacaciones puede ser un buen momento para revisar, comprobar y actualizar aquello que sea necesario antes de recuperar plenamente la actividad.
¿Y qué papel juega Insec?
En Insec ayudamos a empresas de Bizkaia, Álava, Gipuzkoa, Navarra y Cantabria a gestionar la prevención y el control de Legionella en sus instalaciones.
Nuestro trabajo va más allá de una actuación puntual.
Ayudamos a nuestros clientes a mantener sus instalaciones bajo control, ejecutar las actuaciones previstas en sus planes, realizar los controles correspondientes y mantener una adecuada trazabilidad documental.
Para las organizaciones que trabajan además bajo sistemas de gestión de calidad, esta coordinación adquiere todavía mayor importancia.
Porque prevención sanitaria, cumplimiento normativo y gestión de calidad deben avanzar en la misma dirección.
Septiembre es un buen momento para poner todo en orden
Después de un verano con periodos de menor actividad, cambios de personal, instalaciones parcialmente paradas y modificaciones en el funcionamiento habitual, revisar el estado de las instalaciones y su documentación puede evitar que pequeños descuidos se conviertan en problemas mayores.
Porque una auditoría no debería ser el momento en el que descubrimos que:
- falta un registro;
- un procedimiento está desactualizado;
- una incidencia no ha quedado documentada;
- una actuación no puede acreditarse;
- o una modificación realizada durante el verano no se ha incorporado correctamente al sistema de gestión.
La mejor forma de afrontar una auditoría de calidad es llegar a ella con los deberes hechos.
Y en prevención de Legionella, también.
